3 Organisatie, bestuurlijke structuur en personeel

Assetmanagement en processturing zijn leidend in onze organisatie. Hiermee kunnen we (beleids)keuzes en risico’s transparant maken en legitimeren naar onze huurders, overheden en andere stakeholders. Samenwerking en kruisbestuiving binnen de organisatieonderdelen tussen medewerkers staan centraal binnen onze organisatie. Managers faciliteren en stimuleren de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze medewerkers werken met passie en plezier.

Het schema hieronder laat onze organisatiestructuur per 31 december 2024 zien:

De directeur-bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen (RvC) en stuurt de controller, adviseur HRM en de managers Vastgoed & Projecten, Buurtregie, Klant en Bedrijfsvoering & Financiën aan.

De controller valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder. Hij neemt kennis van en toetst de relevante besluiten, het besluitvormingsproces en de onderbouwing. Zo kan hij zijn onafhankelijke, kritische rol uitvoeren. De controller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitters van de RvC en de auditcommissie.

HRM valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder om zo een stevig HRM-fundament binnen de organisatie neer te zetten. De afdeling HRM is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een personeelsbeleid dat bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. HRM-activiteiten worden zoveel mogelijk uitgevoerd in de lijn.

Het organisatieonderdeel Bedrijfsvoering & Financiën bestaat uit de activiteiten financiën, Informatisering en automatisering, proces en audit controlling, officemanagement, facilitair, beleidscoördinatie, juridische zaken en communicatie. Het staat borg voor optimale financiële verslaglegging, begrotingen, analyse en (management)rapportages, inclusief treasurybeleid en integraal risicomanagement. Daarnaast is het verantwoordelijk voor het voldoen aan relevante wet- en regelgeving (compliance) en voor facilitaire processen die de primaire processen van Ons Huis ondersteunen. Communicatie en beleidscoördinatie verlenen specialistische kennis en ondersteuning aan de gehele organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. We hebben geen jurist in dienst. Iedere maand is er een jurist van het Juridisch Corporatie Platform (JCP) op kantoor aanwezig. Daar kunnen collega's binnenlopen voor juridisch advies. Medewerkers hebben, houden en ontwikkelen op deze manier zelf basis juridische kennis op hun vakgebied.

Buurtregie stelt het complex en de buurt en de huurders centraal en geeft invulling aan het assetmanagement. Het assetmanagement is gericht op het optimaliseren van het maatschappelijke en financieel rendement van de complexen. Assetmanagement wordt binnen het managementteam integraal besproken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van de portefeuillestrategie, het huurbeleid en het toewijzingsbeleid. Alle activiteiten zijn gericht op het vitaal houden van buurten, huurders in positie brengen en het waarborgen van een goede woonkwaliteit. Buurtregie is op interne en externe samenwerking ingesteld en wil proactief reageren op signalen en ideeën uit de buurt en de samenleving. Buurtregie staat dus dichtbij de huurder. Buurtregie pakt op wat niet-planmatig is en rond complexen afgehandeld moet worden. Dat kunnen ingewikkelde reparatieverzoeken, calamiteiten of overlastsituaties zijn. Maar ook projecten om de woonkwaliteit en de leefbaarheid te verbeteren.

Vastgoed & Projecten is gespecialiseerd in de ontwikkeling en uitvoering van het projectmatige onderhoud, de verduurzaming van het vastgoed en het realiseren van nieuwbouw. De afdeling bereidt het onderhoudsbeleid mede voor en voert het uit. De projectmatige manier van werken is onderdeel van het specialisme. Hierdoor worden de kwaliteit, doorlooptijd, de inzet van middelen en de klanttevredenheid binnen de projecten optimaal beheerst.

Het organisatieonderdeel Vastgoed & Projecten is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inkoop, uitvoering, kwaliteit en kosten van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed. Daarbij zijn inbegrepen: grootschalige renovatieprojecten, projecten rond energetische maatregelen en de nieuwbouwprojecten. Daarnaast werkt de afdeling nauw samen met de afdeling Klant die de onderhoudsverzoeken inplant. Ook is de afdeling medeverantwoordelijk voor het (meerjaren)onderhoudsbeleid. De voorbereiding van dit onderhoudsbeleid vindt plaats binnen de kaders van het assetmanagement.

Ons Huis beschikt overeenkomstig art. 51 Woningwet over een inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid is de visie van Ons Huis op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen opgenomen. Ons Huis stelt zich middels dit beleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit zijn uitgangspunt. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van middelen. In de uitwerkingsdocumenten en standaardformulieren bij het aanbestedingsbeleid legt Ons Huis vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen.

Het organisatieonderdeel Klant is verantwoordelijk voor een professionele, klantgerichte, efficiënte en doelmatige uitvoering van de individuele klantprocessen. Vooral de processen rondom verhuur, verkoop, huurincasso en reparatieverzoeken. Alle diensten voor individuele klanten komen op deze afdeling bijeen. Het organisatieonderdeel bestaat uit een frontoffice (het KSC) en een backoffice (team Verhuur en team Huurincasso). De eerder genoemde processen genereren samen het merendeel van de klantvragen. Hierbij streven we ernaar dat 80% in één keer door het KSC wordt beantwoord. De afdeling Klant is zo ingericht dat er zo min mogelijk afdelingsoverschrijdende processen zijn die de afhandeling van klantvragen vertragen. Klanttevredenheid staat hoog in het vaandel.

De directeur-bestuurder vormt het bestuur van woningstichting Ons Huis. Het intern toezicht berust bij de Raad van Commissarissen. Het bestuur van Ons Huis wordt gevormd door Arjen Jongstra. Hij is in 2024 voor een periode van vier jaar herbenoemd, met daarbij de mogelijkheid voor verlenging. De Raad van Commissarissen heeft de principes van de Governancecode toegepast en aan alle vereisten voldaan zoals gesteld in de Woningwet.

Ons Huis verstrekt aan de directeur-bestuurder onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. Hij mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze bepalingen zijn opgenomen in het bestuursreglement en de eisen, voorzien van normen, zijn vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode (beide documenten zijn beschikbaar op de website www.onshuisapeldoorn.nl). In 2024 is geen sprake geweest van een (mogelijk) tegenstrijdig belang situatie van de directeur-bestuurder.

Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, is een evenwichtige rolverdeling op basis van geslacht niet van toepassing. De samenstelling van de Raad van Commissarissen staat vermeld in het verslag van de Raad.

De heer A. Jongstra (geboortedatum 24 juli 1968) is sinds 1 september 2016 directeur-bestuurder van Ons Huis. De Raad van Commissarissen heeft hem herbenoemd per 1 september 2024, na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties.

De heer A. Jongstra heeft in 2024 een totaal vast bruto inkomen van 152.730 euro ontvangen. Zijn inkomen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op basis van de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties en vastgelegd in een remuneratierapport. Er is geen variabele beloning overeengekomen.

De fiscale bijtelling voor het privégebruik van een bedrijfsauto bedroeg in 2024 6.020 euro. Voor inkomen op termijn is 23.750 euro aan pensioenpremies afgedragen. De bezoldiging van de directeur-bestuurder bedraagt daarmee op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) 182.500 euro. Vanwege haar omvang en de omvang van de gemeente is Ons Huis ingedeeld in klasse F. Dit levert voor 2024 een bezoldigingsmaximum op van 195.000 euro (full-time basis). Daarmee voldoet de bezoldiging aan de WNT. Eventuele vergoedingen aan de directeur-bestuurder uit hoofde van aan zijn functie gerelateerde externe bestuursfuncties worden rechtstreeks aan Ons Huis overgemaakt.

De directeur-bestuurder vertegenwoordigt Ons Huis in de navolgende organen (situatie per 31 december 2024):

• bestuur stichting Verenigde Samenwerkende Woningcorporaties Apeldoorn (VSW)
• bestuur stichting Beheer Woonwagens en Standplaatsen Apeldoorn (BWSA)
• bestuur stichting Woonkeus Stedendriehoek
• diverse overlegplatforms van de gemeente Apeldoorn en gemeente Zutphen
• bestuur Bouwsociëteit Stedendriehoek

• Stichting Scholengroep LingeRijn
  Functie: voorzitter Raad van Commissarissen
• Stichting Raster (Raster verricht Welzijnswerk en biedt Kinderopvang
  Functie: lid Raad van Toezicht

• treasuryjaarplan 2024
• aanpassing diverse functieprofielen
• vaststellen huurverhoging 2024 en wijzigingen streefhuurbeleid
• update investeringsstatuut
• portefeuillestrategie
• arbo- en verzuimbeleid 
• mobiliteitsbeleid
• wijziging beoordelings- en beloningsbeleid
• vaststelling van de begroting 2025 en meerjarenbegroting 2025-2034
• samenwerking Hostcity
• fasedocument realisatie 18 woningen Terwoldseweg (turn-key)
• aankoop 4 panden met (totaal) 40 onzelfstandige eenheden 
• fasedocument initiatieffase Halvemaanstraat Zutphen
• intentieovereenkomst project 't Ambacht
• intentieovereenkomst project Vlijtse park
• intentieovereenkomst project Randerode

We beschikken over een geïntegreerd Handboek AO/KM (Administratieve Organisatie en Kwaliteit Management). De proces- en auditcontroller maakt voor de procesbeschrijvingen gebruik van de softwaretoepassing Mavim. Ook in 2024 zijn procesaudits uitgevoerd waaruit verschillende verbetervoorstellen naar voren kwamen, die zijn of worden opgepakt. Ook zijn processen herschreven en (nieuw) beschreven. De proces- en auditcontroller rapporteert aan de proceseigenaar, verantwoordelijke manager, controller en de bestuurder. Uitkomsten van de procesaudits worden ook aan de directeur-bestuurder, proceseigenaar, verantwoordelijk MT-lid en manager Bedrijfsvoering & Financiën gerapporteerd. De proces- en auditcontroller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder of de controller, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de auditcommissie.

Op 1 januari 2024 werkten er bij Ons Huis 68 mensen (58,43 fte). Op 31 december 2024 waren dit er 67 (58,13 fte). In de periode tussen 1 januari en 31 december 2024 is het aantal fte met 0,30 fte afgenomen. In 2024 zijn 10 medewerkers uit dienst gegaan. Er zijn 10 (tijdelijke) medewerkers, 2 stagiaires en één trainee in dienst gekomen. In totaal maakten 2 medewerkers gebruik van het generatiepact. Het generatiepact biedt corporatiemedewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te gaan werken, waardoor ruimte ontstaat voor instroom van jongeren in de branche.

Het ziekteverzuim was in 2024 5,2%. Dat is een daling ten opzichte van 2023, toen was het 8,3%. Dit past in de door het CBS gesignaleerde trend in Nederland in de daling van het ziekteverzuim. Ons ziekteverzuim ligt rond het gemiddelde in Nederland (bron: CBS). Ook de verzuimfrequentie (het gemiddelde aantal verzuimmeldingen per werknemer) nam af van 0,84 in 2023 naar 0,69 in 2024. De gemiddelde verzuimduur nam fors toe van 30,1 dagen in 2023 naar 35,71 dagen in 2024. In de kengetallen (bron: Visma) zien we dan ook dat het langdurige verzuim (> 42 dagen) 94% van het totale verzuim beslaat. De langdurige verzuimgevallen in 2024 waren in de meeste gevallen niet werkgerelateerd. We besteden aandacht aan gezond en vitaal (thuis)werken. In 2024 is het verzuimbeleid bijgesteld waarbij meer aandacht is voor verzuimpreventie. Medewerkers kunnen om een afspraak met bedrijfsarts vragen zonder dat er sprake is van ziekte of arbeidsongeschiktheid.  Door vroegtijdig aan de bel te trekken kan uitval door ziekte worden voorkomen of beperkt.   

In 2024 is een eindejaarsuitkering in de cao opgenomen. Onze Blijk van waardering blijft daarnaast bestaan, in een vernieuwde vorm. Medewerkers ontvangen in december een bedrag van € 270 bruto (op basis van fulltime en gehele jaar in dienst).  Alleen bij nieuwe cao-afspraken over de salarisschalen wordt dit bedrag aangepast aan het percentage waarmee de lonen stijgen.  

Na de introductie van de nieuwe gesprekscyclus in 2023 was het plan om een verbeterslag te maken in de wijze waarop Ons Huis haar functies beschrijft zodat daarin meer ruimte voor verandering en eigen regie ontstaat.  Het in het vooruitzicht gestelde nieuwe handboek functie-indeling Woondiensten is echter nog niet verschenen.  Een aantal functies is in 2024 opnieuw beschreven en gewaardeerd. We zijn gestart met het onder de loep nemen van alle overige functies die niet onlangs zijn beschreven en gewaardeerd. Deze activiteit zetten we voort in 2025 waarbij we de huidige format functiebeschrijving hanteren. Dit in afwachting van het nieuwe handboek functie-indeling Woondiensten.  

In 2024 hebben 32 personen deelgenomen aan (team)trainingen en webinars gericht op het vergroten van vakkennis of ontwikkelen van vaardigheden. Ook volgden 12 medewerkers één of meerdere trainingen in het kader van loopbaanontwikkeling vanuit het Individueel Loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB). Daarnaast hebben 15 medewerkers één of meerdere individuele trainingen via de Corporatie Academie gevolgd. De collega's van het KSC en enkele collega's vanuit andere afdelingen hebben een training Omgaan met agressie gevolgd. Ook zijn herhalingstrainingen EHBO en BHV gegeven.
In de Personeelsvisie is de doelstelling opgenomen om van Ons Huis een lerende organisatie te maken. Dit wordt in 2025 uitgewerkt in een plan dat het plan 'Omgevingsbewust Werken' vervangt. 

Op basis van de Cao Woondiensten kunnen medewerkers keuzes maken via het Woondiensten Cafetariasysteem. Hiermee kan een medewerker zijn arbeidsvoorwaardenpakket toespitsen op zijn eigen wensen. In 2024 maakten 55 medewerkers gebruik van de mogelijkheden van het cafetariasysteem. De meest gekochte doelen zijn reiskostenvergoeding en aankoop verlofuren.  

In 2024 is gestart met de voorbereiding van het project 'Flexibele arbeidsvoorwaarden'. Ons Huis wil medewerkers de mogelijkheid geven om fiscaal gunstig doelen te kiezen; doelen die aansluiten bij hun persoonlijke situatie en wensen. Doelen kunnen onder andere zijn: aanschaf fiets, kosten sport-abonnement, aanschaf duurzame artikelen, eigen bijdrage ziektekosten.  Op 1 april 2025 gaat de portal open en vanaf dat moment kunnen medewerkers in principe maandelijks doelen kiezen.  

In de in 2023 opgestelde Personeelsvisie zijn de ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen vertaald naar onze uitdagingen op personeelsgebied en uitgewerkt in vier HR speerpunten waar de komende twee jaar de HR focus ligt.  In de Personeelsvisie zijn de HR-speerpunten op hoofdlijnen uitgewerkt naar een HR aanpak en concrete acties voor de periode 2023-2025. De door het vertrek van de HR adviseur ontstane vacature is pas in het 4e kwartaal ingevuld.  Dat heeft ertoe geleid dat er in 2024 minder acties vanuit HR zijn opgepakt. Een belangrijk actie is het tweejaarlijkse medewerkers-tevredenheidsonderzoek geweest.  Dit online onderzoek heeft in november 2024 plaatsgevonden. De resultaten worden in 2025 gepresenteerd. 

In 2024 waren de HR acties gericht op het aantrekken van de mensen die bij Ons Huis passen. Dat hebben we o.a. gedaan door te werken aan ons werkgeversmerk en onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt. Zo hebben we deelgenomen aan een stagemarkt bij Saxion Hogescholen in Deventer bij de opleiding Sociaal Juridische Dienstverlening. 

Bij Ons Huis zijn 9 medewerkers gediplomeerd voor Bedrijfshulpverlening (BHV), waarvan 3 volledig gediplomeerd zijn voor EHBO. Hiermee voldoen we ruim aan de wettelijk gestelde eisen voor Bedrijfshulpverlening.