7 Verslag Raad van Commissarissen

In dit verslag legt de Raad van Commissarissen, als onderdeel van een maatschappelijk ondernemende organisatie, verantwoording af over de wijze waarop zij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. Het verslag betreft het toezicht op Ons Huis, Woningstichting.

De Raad van Commissarissen heeft in 2023 zeven reguliere vergaderingen gehouden. Vrijwel alle vergaderingen vonden fysiek en in één geval hybride plaats. Bij twee vergaderingen was een lid van de Raad verhinderd, bij de overige vergaderingen was de voltallige Raad aanwezig. Voorafgaand aan de reguliere vergaderingen vergadert de Raad eerst buiten aanwezigheid van de bestuurder, om de vergadering voor te bereiden en de belangrijkste bespreekpunten af te stemmen. Bij de reguliere vergaderingen is naast de directeur-bestuurder de controller en in veel gevallen de manager Bedrijfsvoering en Financiën aanwezig. Afhankelijk van de onderwerpen zijn ook managers van andere afdelingen of gespecialiseerde medewerkers aanwezig bij de behandeling van agendapunten die op hun vakgebied betrekking hebben.

Het toezicht van de Raad is, naast de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van Ons Huis, gefocust op onder andere het borgen van de financiële positie, zoals vastgelegd in de begroting, het helder maken en beschouwen van risico’s en de wijze van het managen daarvan. De Raad werkt vanuit verbinding met de bredere maatschappelijke context en stakeholders. In het beleid en handelen van Ons Huis worden maatschappelijke thema’s zoals duurzaamheid, beschikbaarheid van woonruimte en de veerkracht van wijken steeds nadrukkelijker naar binnen gebracht. Het intern toezicht moet hierbij passen.

Indien statutair en bestuurlijk vereist, verleent de Raad voorafgaande goedkeuring aan bestuursbesluiten.

In dit document is de visie op de rollen van de Raad en de bestuurder, de taakuitoefening en het samenspel tussen beide rollen beschreven. De visie is op de website geplaatst.

In de aanloop naar het nieuwe ondernemingsplan sparden de Raad en de bestuurder in mei 2023 met een externe begeleider over strategieën om richting te geven aan de koers voor het beleid voor de komende periode. Vervolgens is met externe begeleiding door Ons Huis gestart met de totstandkoming van een (ver-)nieuw(d) ondernemingsplan. Met interne en externe belanghouders hebben sessies plaats gevonden om input op te halen, speerpunten te bepalen en prioriteiten te stellen. Enkele leden van de Raad hebben hieraan deelgenomen. In 2024 wordt het nieuwe ondernemingsplan afgerond en vastgesteld.

De bestuurder informeert de Raad over de voortgang en ontwikkeling van Ons Huis. De strategische doelen en fundamenten, vastgelegd in het eind 2020 vastgestelde ondernemingsplan ‘Samen veerkrachtig’ zijn ‘vertaald’ in kernwaarden en de strategische agenda van Ons Huis. De missie is “Betaalbaar en duurzaam wonen in veerkrachtige buurten”.

In de strategische agenda zijn strategische doelen opgenomen die zijn vertaald naar kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). De KPI’s worden jaarlijks geactualiseerd. Op basis van deze systematiek rapporteert de directeur-bestuurder per tertiaal in welke mate de strategische en financiële doelstellingen gerealiseerd worden. Op deze wijze wordt de Raad niet alleen geïnformeerd over de feitelijke stand van zaken, maar ook over de verwachte realisatie van doelstellingen van de organisatie.

In de rapportage wordt verder gerapporteerd over financiën, projecten en risicomanagement. Daarnaast ontvangt de Raad voor elke vergadering een overzicht van ontwikkelingen op landelijk, plaatselijk en Ons Huis niveau en een overzicht van de genomen bestuursbesluiten.

Daarnaast informeert de bestuurder de Raad regelmatig over de werking van lokale netwerken waarin de corporatie actief is voor het adequaat toezichthouden op de activiteiten van de corporatie in de lokale netwerken. De Raad laat zich hierover ook actief informeren om adequaat toezicht te kunnen houden.

Het jaarverslag en de jaarrekening over het jaar 2022 zijn door de Raad op 9 mei 2023 vastgesteld en goedgekeurd, nadat deze stukken samen met het accountantsverslag in het bijzijn van de accountant zijn behandeld. De Raad heeft tijdens deze vergadering ook apart met de accountant overleg gevoerd zonder aanwezigheid van de bestuurder. Dit gesprek heeft niet geleid tot punten van zorg of aanvullende acties.

De Raad heeft evenals voorgaande jaren nadrukkelijk stilgestaan bij de risico’s van de projectenportefeuille van Ons Huis. De projectenportefeuille blijft in het kader van risicomanagement een belangrijk onderdeel van toezicht. De projectenportefeuille is naar het oordeel van de Raad beheersbaar. Aan de hand van de rapportages van de organisatie en projectbeslisdocumenten heeft de Raad alle projecten beschouwd en de in kaart gebrachte risico’s en afwaarderingen gewogen. Voor verschillende projecten heeft de Raad voorafgaande goedkeuring verleend.

Jaarlijks wordt een excursie of workshop georganiseerd. De leden van de Raad worden hierbij, vaak samen met het managementteam, geïnformeerd en discussiëren over nieuwbouw, grootschalige renovatie projecten in uitvoering / voorbereiding of actuele thema’s. In 2023 vond een excursie in Apeldoorn plaats die in het teken stond van veerkracht in wijken. De Raad wandelde samen met de bestuurder, het managementteam en de controller naar en langs verschillende complexen in de wijk Kerschoten en bezocht een woongroep in één van de complexen. Onderweg werd de Raad bij diverse complexen geïnformeerd door een buurtbeheerder en een woonconsulent van Ons Huis over de werkwijze met betrekking tot de leefbaarheid en door de bewoners van de woongroep over hoe het samen wonen en zorgen wordt ervaren in de woongroep. 

Als instrument om financiële continuïteit te waarborgen hanteert Ons Huis de externe financiële kaders. Daarnaast worden de kaders uit de financieringsstrategie gehanteerd. Dit betreffen de Financierings- investeringsratio (FIR) en de terugverdienperiode van de schuldpositie. Deze kaders maakt deel uit van de systematiek van begroten en rapportage. Aan alle genoemde kaders is in 2023 voldaan.
De Raad voert regelmatig de discussie met de Bestuurder over de afstemming tussen de realisatie van de pijlers uit het beleidsplan en de borging van de financiële kaders.

Begin 2023 is de visitatie (2018 t/m 2022) afgerond; de visitatiecommissie gaf de recensie de titel "Veerkracht vormgegeven". De Raad is zeer content met het feit dat de inspanningen van Ons Huis om Veerkracht tastbaar te maken, slagen en herkend worden door stakeholders, maar ook met de waardering van belanghebbenden op het gebied van verduurzaming. Mooie woorden van de visitatiecommissie over consistentie van beleid en de uitvoering hiervan, de PDCA-cyclus, de financieel gezonde positie en heldere financiële strategie en duurzaam bedrijfsmodel. De raad wordt gekenmerkt met een open en ruime blik op het werkgebied en denkt na over de volkshuisvesting in de stad als geheel en de positie van Ons Huis daarin. Naast complimenten waren er ook aanmoedigings- en verbeterpunten voor  de toekomst. Deze liggen vooral op het terrein van het versterken van de samenwerking met de gemeente en communicatie en samenwerking met huurders (-organisaties).

In 2023 is voor het eerst voorafgaand aan het proces van totstandkoming van de (meerjaren-) begroting een kaderbrief opgesteld en in de Raad behandeld. De Raad constateert dat de kaderbrief een uitstekende aanvulling is in de PDCA-cyclus van Ons Huis.

De door de bestuurder voorgelegde begroting en meerjarenbegroting geeft de Raad inzicht en vertrouwen op korte en middellange termijn. In de begroting 2024 en meerjarenbegroting 2024-2033 zijn realistische ambities ingerekend op het gebied van betaalbaarheid, nieuwbouw en energetische maatregelen.

Ons Huis is financieel gezond en in staat om te investeren, maar er zijn zeker grenzen. De beleidsruimte is of wordt voor een belangrijk deel ingevuld en raakt op middellange termijn wel de bodem. Uit scenario’s blijkt dat risico’s op middellange termijn toenemen, maar die zijn nog aanvaardbaar. Op lange termijn is er nog voldoende ruimte om bij te sturen. Ons Huis hoopt dat de overheid maatregelen gaat nemen en dat de belastingdruk afneemt. Ons Huis blijft op basis van de meerjarenbegroting voldoen aan de externe financiële kaders.

De Raad heeft de begroting 2024 en de meerjarenbegroting 2024-2033 goedgekeurd.

De Raad heeft in het verslagjaar een gesprek gevoerd met de Ondernemingsraad van Ons Huis over de algemene gang van zaken binnen het bedrijf. Naar oordeel van de Raad is de Ondernemingsraad zeer betrokken bij Ons Huis en stelt ze zich in de relatie met de directeur-bestuurder positief kritisch op.

De voltallige Raad heeft een kennismakingsgesprek gehad met het nieuwe bestuur van de Huurdersoverleggroep Apeldoorn. Drie leden van de Raad hebben samen met het bestuur van de Huurdersoverleggroep Warnsveld en Zutphen (HOG) een gesprek gevoerd met de wethouder van de gemeente Zutphen. Leden van de Raad woonden algemene ledenvergaderingen van de Huurdersbelangengroepen bij. De Raad hecht eraan zich te oriënteren op wat er onder gemeenten, zorginstellingen, huurders(vertegenwoordigers) en andere stakeholders leeft in relatie tot Ons Huis. In 2023 hebben in het kader van de 360-graden beoordeling van de bestuurder van Ons Huis gesprekken plaats gevonden met wethouders en vertegenwoordigers van zorg- of maatschappelijke instellingen in de beide gemeenten waarin Ons Huis actief is.

Tenslotte heeft een delegatie van de Raad deelgenomen aan een stakeholderbijeenkomst van de gezamenlijke Apeldoornse corporaties.

Ons Huis heeft een actueel verbindingenstatuut voor de activiteiten in verbindingen.

Ons Huis neemt deel in CV Heyendaal, een commanditaire vennootschap waarin een complex met studenteneenheden in Nijmegen wordt geëxploiteerd. In Apeldoorn en de regio wordt samengewerkt in de Stichtingen VSW, Woonkeus Stedendriehoek en BWSA.

De Raad heeft in 2023 besloten tot / goedkeuring verleend aan:

• het treasuryjaarplan 2023;
• fasedocument initiatief project Dubbelbeek Apeldoorn;
• geactualiseerd reglement Financieel Beleid en Beheer;
• herbenoeming mevrouw Oosterman als lid van de Raad en voorzitter van de remuneratiecommissie;
• definitieve jaarverslag en de jaarrekening 2022 van Ons Huis;
• update investeringsstatuut;
• de benoeming van mevrouw Niewold tot lid van de Raad;
• opdracht en het controleplan 2023 van accountant BDO;
• kaderbrief meerjarenbegroting 2024 met prioriteitsvolgorde;
• het Bod 2024 Apeldoorn en Zutphen;
• het principebesluit warmtenet Kerschoten;
• de vernieuwde klokkenluidersregeling;
• begroting 2024 en meerjarenbegroting 2024 – 2033;
• de samenwerkingsovereenkomst voor het project Kayersmolen Noord in Apeldoorn;
• Interne controle plan 2024;
• Addendum op het treasurystatuut.

De door de Raad ingestelde auditcommissie bestond gedurende 2023 uit de heer Sommerdijk (voorzitter) en mevrouw Dondertman. De commissie bereidt de vergadering van de Raad voor waar het de financiële positie van Ons Huis en de bedrijfsrisico’s betreft. Daarnaast komen het intern controle plan, het treasury jaarplan en de verslagen van de treasurycommissie aan de orde. De bestuurder, de manager Bedrijfsvoering & Financiën en de controller zijn bij de vergaderingen aanwezig. Bij de behandeling van het Intern Controle Plan voor het komende jaar is ook de Proces- Auditcontroller aanwezig. De auditcommissie heeft overleg met de externe accountant over de controleaanpak en de uitkomsten van de controle. Ook het jaarverslag en het accountantsverslag worden voorafgaand aan de behandeling in de Raad in de Auditcommissie besproken met de accountant.In het verslagjaar kwam de commissie zevenmaal bijeen. De verslagen van de vergaderingen van de auditcommissie worden verstrekt aan de Raad van Commissarissen waarna in de vergadering van de Raad de auditcommissie zo nodig aanvullend verslag doet van haar beschouwingen. De samenstelling en werkwijze van de commissie is vastgelegd in een door de Raad vastgesteld reglement auditcommissie. Onverlet de voorbereidende werkzaamheden van de auditcommissie beschouwt de Raad haar functioneren als een geheel. Alle leden zien toe op het onderhouden van passende controles en controlesystemen ter beheersing van de financiële en de operationele risico’s waaraan Ons Huis is blootgesteld, en ter controle op de integriteit van de financiële informatievoorziening. 

De door de Raad ingestelde selectie- en remuneratiecommissie bestond uit mevrouw Oosterman (voorzitter) en de heer Van der Veen. Gedurende de periode van de procedure voor haar herbenoeming heeft mevrouw Oosterman haar lidmaatschap van de remuneratiecommissie tijdelijk neergelegd en was de heer van Bodegraven tijdelijk voorzitter a.i. Na ontvangst van de positieve zienswijze voor herbenoeming in maart 2023 is mevrouw Oosterman herbenoemd als voorzitter van de remuneratiecommissie.

De Raad heeft een reglement vastgesteld waarin de samenstelling en werkwijze zijn vastgelegd.

In 2023 heeft de commissie de werving van drie nieuwe leden voor de Raad voorbereid en met externe ondersteuning uitgevoerd. Vacatures worden op de website van Ons Huis gepubliceerd en openbaar opengesteld via een advertentie. De RvC kiest hierin onafhankelijk. Het bestuur heeft een adviserende rol.
De commissie heeft in 2023 remuneratierapporten opgesteld met betrekking tot de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder. Daarnaast heeft de commissie de beoordeling van de bestuurder over het jaar 2023 en het beloningsbeleid (RvC en bestuurder) voorbereid. In het kader van de beoordeling van de bestuurder heeft de remuneratiecommissie in 2023 (360 graden) feedback opgehaald over zijn functioneren bij interne en externe stakeholders. Ook is in 2023 het profiel voor de directeur-bestuurder geactualiseerd en is de (her-) benoeming van een bestuurder in 2024 voorbereid. De documenten zijn vastgesteld door de Raad in vergadering zonder de aanwezigheid van de bestuurder. De prestatieafspraken voor 2024 voor de bestuurder worden begin 2024 gemaakt.

Vergelijkbaar met de auditcommissie is de selectie- en remuneratiecommissie bedoeld om zaken in het kader van selectie en remuneratie voor te bereiden voor de Raad. De Raad blijft als geheel verantwoordelijk.

Uitgangspunt voor de corporate governance van Ons Huis is de Aedes Code en de daarop aansluitende Governancecode Woningcorporaties.

In 2022 is de Governancecode Woningcorporaties 2020 geüpdatet. De code is vastgesteld door de leden van Aedes en VTW (Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties). Deze leden zijn verplicht de code te volgen. De Raad van Commissarissen onderschrijft de noodzaak van transparantie in bestuur en toezicht en het afleggen van verantwoording daarover aan de stakeholders. De Code vormt naar de mening van de Raad de basis voor goed bestuur binnen woningcorporaties. Ook vormt het de basis voor het goed functioneren van het interne toezicht in woningcorporaties. De Raad is van mening dat alle leden voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria zoals omschreven in de Governancecode. Mogelijke strijdige belangen worden door de leden gemeld in de plenaire vergaderingen. In het verslagjaar deden zich geen onverenigbaarheden voor bij besluitvorming of transacties.

Begin 2023 heeft een statutenwijziging plaats gevonden na besluitvorming in de Raad en goedkeuring door de Autoriteit Woningcorporaties. Bij de governanceupdate eind 2023 was actualisatie van het bestuursreglement het reglement RvC, regelement auditcommissie en het reglement selectie- en renumeratiecommissie niet aan de orde. De reglementen zijn op de website gepubliceerd. Ons Huis voldoet aan de actuele versie van de Governancecode 2020.

Door middel van een zogenaamde Governance agenda zijn de in de Governancecode Woningcorporaties opgenomen onderwerpen in de vergaderingen van de Raad geagendeerd. De onderwerpen zijn, met betrekking tot de behandeling en besluitvorming, divers van aard. Daarnaast zijn op basis van de Code voorgeschreven onderwerpen op de website gepubliceerd.

Integer ondernemen stelt hoge eisen aan Ons Huis als maatschappelijk ondernemer. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat Ons Huis zorgvuldig te werk gaat, haar verantwoordelijkheden in acht neemt en de geldende regels naleeft. Ons Huis heeft haar integriteitscode vastgesteld op basis van de nieuwe Woningwet en de Governancecode Woningcorporaties 2020. De code is gepubliceerd op de website.

Begin 2024 is een concept visie opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid opgesteld. Deze visie zal in de loop van 2024 nader worden behandeld, afgerond en vastgesteld.

In 2023 werd door de redacties van NOS en Nieuwsuur onderzoek gedaan naar privé bezit en verhuur van woningen door commissarissen en bestuurders van woningcorporaties. Hierbij zou sprake kunnen zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling en/of voorkennis. Naar aanleiding van dit onderzoek en de uitkomsten hiervan wordt de integriteitscode in de sector aangepast en zal op termijn ook de governancecode op dit punt worden aangescherpt. Bij commissarissen en de bestuurder van Ons Huis is geen sprake van vastgoedbezit en exploitatie hiervan anders dan de eigen woning. Bij de werving van nieuwe commissarissen en bestuurders wordt hier aandacht aan besteed, zodat ook in de toekomst deze situatie wordt uitgesloten.

Eén van de kernwaarden bij Ons Huis is ‘ondernemend’. Daarbij past niet een veelheid aan regels, wel eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit van medewerkers en leden van de Raad. De integriteitscode is daarbij een hulpmiddel en dient als handvat voor de dagelijkse werkzaamheden. Naast bovengenoemde integriteitscode beschikt Ons Huis over een klokkenluidersregeling (inclusief interne en externe vertrouwenspersonen en extern meldpunt). Deze klokkenluidersregeling is in 2023 aangepast aan de gedeeltelijk in werking getreden nieuwe Wet bescherming klokkenluiders en gepubliceerd op de website.

In mei 2023 heeft Ons Huis de toezichtbrief van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) ontvangen. De brief gaat over het onderzoek dat de Aw heeft uitgevoerd op basis van het gezamenlijk beoordelingskader van Aw en WSW. Ook in 2023 heeft de Aw een basisonderzoek uitgevoerd, waarbij gebruik wordt gemaakt aan ingediende informatie, managementletter en verslag van de externe accountant, visitatierapport, onderzoeksresultaten WSW, voorafgaande oordelen van Aw en het gesprek wat in april 2023 heeft plaats gevonden met de bestuurder en de controller. De conclusie in de brief is dat de risico-inschatting voor Ons Huis op alle onderdelen laag is met uitzondering van het onderdeel – Governance – Besturing. De Aw signaleert op basis van het door haar uitgevoerde onderzoek een verhoogd risico (midden) op dit onderdeel uit het beoordelingskader. Het gaat hierbij volgens Aw om de onderdelen kwaliteit bestuur en kwaliteit intern toezicht. De Aw heeft een tweetal toezichtafspraken gemaakt met Ons Huis. De Aw verzoekt de bestuurder de bankautorisaties conform het advies van de accountant in te richten en draagt de RvC op om uiterlijk eind Q3-2023 in een notitie aan te geven op welke wijze zij de continuïteit van het intern toezicht in kwantiteit en kwaliteit nu en in de voorliggende periode borgt. Ons Huis heeft aan deze afspraken voldaan.

De Raad is van mening dat zowel in 2023 als in de nabije toekomst de kwantiteit en kwaliteit van het interne toezicht op orde was en is. De Raad betreurt het dat door de Aw een standpunt over het functioneren van de raad werd ingenomen zonder dat er een gesprek met de Raad heeft plaats gevonden. De Raad heeft na ontvangst van de toezichtbrief een verzoek gedaan om in gesprek te gaan. Dit gesprek heeft helaas niet plaats gevonden.

Eind november 2023 is de brief Beoordeling Rechtmatigheid verslagjaar 2022 van de Aw ontvangen. De Aw is samen met het WSW van oordeel dat Ons Huis over 2022 heeft voldaan aan de toewijzingseisen van de staatssteunregeling en de passendheidsnorm, aan de bepalingen in het kader van de huursombenadering en dat geen overschrijdingen van de Wet Normering Topinkomen aan de orde waren. Ook wordt aangegeven dat geen sprake is van overcompensatie in de vorm van teveel ontvangen overheidssteun en dat ten aanzien van de overige te beoordelen onderdelen geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd.

De bestuurder heeft de Raad uitvoerig geïnformeerd over de dienstverlening en de klachten die in 2023 zijn ontvangen en de afhandeling daarvan. Ons Huis is aangesloten bij KLAC, een regionale externe en gespecialiseerde klachtencommissie. De reglementen zijn op de website geplaatst. In 2023 zijn 6 klachten door de KLAC ontvangen, waarvan er vier intern zijn afgehandeld en de resterende twee klachten door de KLAC ongegrond zijn verklaard. De Raad is tevreden met het beperkte aantal klachten en is van mening dat de dienstverlening op orde is en dat de afhandeling van klachten goed is geweest. 

De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de woningcorporatie en de met haar verbonden ondernemingen en staat de directeur-bestuurder met raad ter zijde. Het toezicht van de Raad van Commissarissen strekt zich ook uit tot de verbindingen.

De Raad is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen functioneren. De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijze van de Raad van Commissarissen zijn vastgelegd in de statuten van Ons Huis Woningstichting. Naast de in de statuten opgenomen regelingen betreffende samenstelling en benoeming (art. 10), onverenigbaarheid (art. 11) schorsing en ontslag (art. 12), taken en bevoegdheden (art. 13), vergadering en werkwijze (art. 14), stelde Ons Huis - in aanvulling op de statuten - een integriteitscode, de visie op besturen en toezicht, een profielschets RvC, een bestuursreglement en reglementen RvC, auditcommissie en selectie- en remuneratiecommissie op. Met deze reglementen voldoet Ons Huis tevens aan de regels van de Governance Code Woningcorporaties ten aanzien van taken, bevoegdheden en handelswijze van de Raad van Commissarissen en de bestuurder. Deze stukken zijn op de website (www.onshuisapeldoorn.nl) gepubliceerd.

De remuneratiecommissie initieert de evaluatie van het functioneren van de Raad en van de directeur-bestuurder.

De voorzitter van de Raad heeft met in achtneming van ieders rollen en verantwoordelijkheden, periodiek overleg gevoerd met de directeur-bestuurder.

De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Er bestaan geen overlappingen met andere bestuursfuncties. Geen van de leden van de Raad van Commissarissen is of was in het verleden in dienst van Ons Huis en/of onderhoudt een directe of indirecte band met toeleveranciers of afnemers van Ons Huis. Geen van de leden van de Raad van Commissarissen verleent andere diensten dan die welke voortvloeien uit zijn lidmaatschap van de Raad van Commissarissen of onderhoudt banden met Ons Huis hetzij direct, hetzij indirect, buiten zijn lidmaatschap van de Raad van Commissarissen. Er hebben geen transacties plaatsgevonden waarbij sprake was van mogelijke tegenstrijdige belangen. Ons Huis verstrekt geen leningen of garanties aan haar leden van de Raad van Commissarissen. Bovenstaande zaken maken deel uit van de binnen Ons Huis geldende integriteitscode, die ook voor de leden van de Raad van toepassing is.

De Raad van Commissarissen bestond tot en met 31 maart 2023 uit vijf leden en na het vertrek van de heer Van Bodegraven tot 1 november 2023 tijdelijk uit vier leden. Sinds de benoeming van mevrouw Niewold per 1 november is de raad weer op de volle sterkte van vijf leden. In april 2023 is mevrouw Oosterman herbenoemd na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties. Voorafgaand hieraan hebben beide huurdersbelangenverenigingen Huurdersoverleggroep Apeldoorn en Huurdersoverleggroep Warnsveld en Zutphen positief geadviseerd over de herbenoeming van mevrouw Oosterman, die lid is op voordracht van de huurders.

In de statuten is bepaald dat de Raad uit minimaal drie en ten hoogste uit zeven leden dient te bestaan.

In de profielschets voor de leden van de Raad van Commissarissen is als één van de algemene uitgangspunten opgenomen dat de Raad pluriform moet zijn samengesteld. Ultimo 2023 telde de Raad drie leden van het vrouwelijke en twee leden van het mannelijk geslacht. De leden van de Raad staan opgesomd in de bijlage aan het eind van dit verslag.

Alle leden zijn in het dagelijks leven actief werkzaam en vanuit hun actieve of voormalige werkkring betrokken bij en bekend met ontwikkeltrajecten van organisaties. De specifieke deskundigheidsbevordering vindt plaats door het bijwonen van themabijeenkomsten, het tot zich nemen van actuele toegezonden documentatie evenals het kennisnemen via de media van de ontwikkelingen in het werkgebied, voor zover deze van belang zijn voor de ontwikkelingen in de volkshuisvesting. Indien wenselijk kan op eigen verzoek/initiatief van de leden worden voorzien in aanvullende mogelijkheden tot verdere deskundigheidsbevordering. Daarbij maken de leden ook gebruik van hun lidmaatschap van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). Om jaarlijks het vereiste van in totaal minimaal 5 PE-punten (PE = Permanente Educatie) te behalen hebben de leden onder meer gebruikgemaakt van aanvullende deskundigheidsbevordering in de vorm van externe trainingen/workshops en dergelijke.

De Raad is van oordeel dat zij in 2023 zodanig was samengesteld dat zij haar taak naar behoren kon vervullen. Verscheidene leden van de Raad van Commissarissen kunnen als financiële deskundigen worden beschouwd. Tevens zijn er enkele leden met een volkshuisvestelijke en/of sociaal-maatschappelijke achtergrond.

Conform de statuten zijn twee leden van de Raad van Commissarissen (her-)benoemd op voordracht van de huurdersbelangenverenigingen Huurdersoverleggroep Apeldoorn en de Huurdersoverleggroep Warnsveld en Zutphen. Jaarlijks overlegt (een delegatie van) de Raad met de Ondernemingsraad van Ons Huis.

De salariëring van de directeur-bestuurder is geheel conform de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties, gebaseerd op het vastgestelde beloningsbeleid en vastgelegd in een door de Raad opgesteld remuneratierapport. De honorering van de directeur-bestuurder valt binnen de kaders van Wet Normering Topinkomens en is verantwoord in het jaarverslag en de jaarrekening.

Ieder jaar worden tussen de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder afspraken gemaakt welke, naast de jaarbegroting, beschouwd worden als het directiejaarplan (prestatieafspraken) in het kader van het resultaat gericht werken. Met de directeur-bestuurder zijn prestatieafspraken gemaakt voor het jaar 2023. Eind 2023 is feedback opgehaald, zijn de geleverde prestaties geëvalueerd en beoordeeld en zijn in concept prestatieafspraken door de remuneratiecommissie gemaakt voor 2024. De definitieve vaststelling vindt in de eerste RvC-vergadering van 2024 plaats. Ieder jaar wordt een beloningsvoorstel opgesteld voor de bestuurder conform de afspraken in de arbeidsovereenkomst. Met de directeur-bestuurder is geen variabele beloning overeengekomen. Er zijn geen aandelen, garanties of leningen verstrekt aan de directeur-bestuurder. Het is beleid om dat ook niet te doen.

De Raad van Commissarissen bespreekt minimaal één keer per jaar, deels buiten aanwezigheid van het bestuur, zijn eigen functioneren en dat van de individuele commissarissen en de conclusies die daaraan moeten worden verbonden.

In februari 2023 heeft de Raad een zelfevaluatie uitgevoerd over het afgelopen jaar in deze samenstelling. Hierbij kwam het eigen functioneren van de Raad als geheel en de leden individueel, de onderlinge samenwerking en het samenspel met de bestuurder aan bod. Aansluitend is ook de bestuurder betrokken in de evaluatie. De belangrijkste uitkomsten van deze zelfevaluatie waren dat de onderlinge samenwerking en die met de bestuurder op orde zijn en het kennisniveau volstaat. Er worden goede stappen waargenomen op het gebied van het strategisch partnerschap van de Raad met de bestuurder. Het kennisniveau zou nog verder versterkt kunnen worden ten aanzien van volkshuisvesting en vastgoed en de behoefte bestaat bij enkele leden om meer aangesloten te zijn bij ontwikkelingen in de samenleving in de gemeenten Apeldoorn en Zutphen.

Begin 2024 zal weer een zelfevaluatie worden uitgevoerd met onafhankelijke, externe begeleiding.

In 2023 heeft de Raad haar jaarlijkse beloning vastgesteld op basis van de Code voor de honorering van commissarissen in woningcorporaties, opgesteld door de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties. De beloning is vastgelegd in een remuneratierapport.

De jaarlijkse beloning voor leden van de Raad van Commissarissen bedraagt in 2023 € 12.868 (2022: € 12.464) bruto per jaar, exclusief BTW. De beloning aan de voorzitter bedraagt € 19.972 (2022: € 19.331), eveneens exclusief BTW. Conform de code ontvangen de leden geen vaste onkostenvergoeding. De totale honorering voor de Raad van Commissarissen exclusief BTW bedroeg in 2023 € 63.938 (2022: € 69.187). De beloning van de Raad past binnen de geldende normen van de WNT2 (Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector) en voldoet aan beroepsregel voor honorering van de Vereniging voor Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW).

De externe accountant (BDO, Audit & Assurance B.V.) is benoemd door de Raad van Commissarissen. De bezoldiging van en de opdrachtverlening tot het uitvoeren van de controle door de externe accountant is goedgekeurd door de Raad op voorstel van en na overleg met de Auditcommissie en de directeur-bestuurder. In 2023 is geen sprake geweest van het uitvoeren van niet-controle opdrachten door de externe accountant.

De externe accountant van Ons Huis heeft de opdracht te beoordelen of de voorstelling van zaken in de jaarrekening overeenstemt met de werkelijkheid. De auditcommissie heeft op 20 april 2023 met de externe accountant de jaarrekening doorgesproken en de Raad van Commissarissen heeft zich door de accountant in de vergadering op 9 mei 2023 laten informeren over het accountantsverslag, de jaarrekening en de bedrijfsvoering binnen Ons Huis. Conform het voorschrift uit de Governance Code Woningcorporaties vond er tevens een gesprek plaats met de accountant zonder aanwezigheid van de directie van Ons Huis.

In 2020 heeft een evaluatie/beoordeling plaats gevonden van het functioneren van BDO als extern accountant door de Auditcommissie en de organisatie. Op grond hiervan heeft de Raad mede op advies van de Auditcommissie besloten door te gaan met BDO als extern accountant.

Voor het boekjaar 2023 is de opdracht voor de controle opnieuw verleend aan accountantskantoor BDO. De Raad heeft aan de accountant geen bijzondere aandachtspunten meegegeven voor de accountantscontrole over het jaar 2023. De accountant heeft een Managementletter Interimcontrole 2023 opgesteld; dit stuk is in de auditcommissie besproken met de accountant, waarna de auditcommissie begin 2024 in de Raad hiervan verslag heeft gedaan.

De Raad bespreekt de onafhankelijkheid van de externe accountant regelmatig in haar vergaderingen en heeft dit om die reden niet afzonderlijk vastgelegd in een protocol onafhankelijkheid van de externe accountant. In 2017 heeft, mede op basis van de Governance Code, een wisseling plaatsgevonden van bij de bij de controle betrokken accountantsorganisatie om te voorkomen dat al te nauwe banden met de organisatie ontstaan.

In 2022 heeft binnen BDO de wettelijk vereiste interne roulatie plaats gevonden van de externe accountant die bij Ons Huis verantwoordelijk is voor de wettelijke controle.

In 2024 zal een nieuw ondernemingsplan worden vastgesteld en in uitvoering genomen. De Raad zal zich hierover uitvoerig laten informeren via rapportages en tijdens de vergaderingen met de bestuurder.

De Raad van Commissarissen dankt alle medewerkers en de directie van Ons Huis voor de inzet en behaalde resultaten in het jaar 2023.

De directeur-bestuurder heeft het verslag over het jaar 2023 voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Dit betreft het opgemaakte en vastgestelde bestuursverslag 2023 waarin inbegrepen de balans, winst- en verliesrekening en de toelichting daarop, en het volkshuisvestingsverslag over het afgelopen jaar.

De jaarrekening is door BDO Audit & Assurance B.V. gecontroleerd en goedgekeurd. De Raad heeft de jaarrekening en bijbehorende stukken, het interne beheersingssysteem en het accountantsverslag met de accountant besproken.

De Raad kan zich met de stukken verenigen en heeft de jaarrekening 2023 vastgesteld en goedgekeurd, waarmee de directeur-bestuurder décharge is verleend voor het gevoerde beleid en beheer en de Raad van Commissarissen voor het gehouden toezicht.

Met de goedkeuring van de jaarrekening van Ons Huis en de in de jaarrekening voorgestelde resultaatbestemming bedraagt het jaarresultaat over het verslagjaar 2023 12,4 miljoen euro positief.

De Raad van Commissarissen en de individuele leden verklaren integer en onafhankelijk te hebben gehandeld conform de vastgestelde integriteitscode.