3 Organisatie, bestuurlijke structuur en personeel

Assetmanagement en processturing zijn leidend in onze organisatie. Hiermee kunnen we (beleids)keuzes en risico’s transparant maken en legitimeren naar onze huurders, overheden en andere stakeholders. Samenwerking en kruisbestuiving binnen de organisatieonderdelen tussen medewerkers staan centraal binnen onze organisatie. Managers faciliteren en stimuleren de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze medewerkers werken met passie en plezier.

Het schema hieronder laat onze organisatiestructuur per 31 december 2023 zien:

Vastgoed & Projecten is gespecialiseerd in de ontwikkeling en uitvoering van het projectmatige onderhoud, de verduurzaming van het vastgoed en het realiseren van nieuwbouw. Ze bereidt het onderhoudsbeleid mede voor en ze voert het uit. De projectmatige manier van werken is onderdeel van het specialisme. Hierdoor worden de kwaliteit, doorlooptijd, de inzet van middelen en de klanttevredenheid binnen de projecten optimaal beheerst.

Het organisatieonderdeel Vastgoed & Projecten is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inkoop, uitvoering, kwaliteit en kosten van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed. Daarbij zijn inbegrepen: grootschalige renovatieprojecten, projecten rond energetische maatregelen en de nieuwbouwprojecten. Daarnaast werkt de afdeling nauw samen met de afdeling Klant die de onderhoudsverzoeken inplant. Ook is de afdeling medeverantwoordelijk voor het (meerjaren)onderhoudsbeleid. De voorbereiding van dit onderhoudsbeleid vindt plaats binnen de kaders van het assetmanagement.

Ons Huis beschikt overeenkomstig art. 51 Woningwet over een inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid is de visie van Ons Huis op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen opgenomen. Ons Huis stelt zich middels dit beleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit zijn uitgangspunt. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van middelen. In de uitwerkingsdocumenten en standaardformulieren bij het aanbestedingsbeleid legt Ons Huis vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen.

Begin 2024 is een nieuwe concept visie opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid opgesteld. Deze visie wordt in de loop van 2024 afgerond en vastgesteld.”

De directeur-bestuurder vormt het bestuur van woningstichting Ons Huis. Het intern toezicht berust bij de Raad van Commissarissen. Het bestuur van Ons Huis wordt gevormd door Arjen Jongstra. Hij is in 2020 voor een periode van vier jaar herbenoemd, met daarbij de mogelijkheid voor verlenging. De Raad van Commissarissen heeft de principes van de Governancecode toegepast en aan alle vereisten voldaan zoals gesteld in de Woningwet.

Ons Huis verstrekt aan de directeur-bestuurder onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. Hij mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze bepalingen zijn opgenomen in het bestuursreglement en de eisen, voorzien van normen, zijn vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode (beide documenten zijn beschikbaar op de website www.onshuisapeldoorn.nl). In 2023 is geen sprake geweest van een (mogelijk) tegenstrijdig belang situatie van de directeur-bestuurder.

Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, is een evenwichtige rolverdeling op basis van geslacht niet van toepassing. De samenstelling van de Raad van Commissarissen staat vermeld in het verslag van de Raad.

De heer A. Jongstra (geboortedatum 24 juli 1968) is sinds 1 september 2016 directeur-bestuurder van Ons Huis. De Raad van Commissarissen heeft hem herbenoemd per 1 september 2020, na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties.

De heer A. Jongstra heeft in 2023 een totaal vast bruto inkomen van 162.097 euro ontvangen. Zijn inkomen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op basis van de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties en vastgelegd in een remuneratierapport. Er is geen variabele beloning overeengekomen.

De fiscale bijtelling voor het privégebruik van een bedrijfsauto bedroeg in 2023 628 euro. Voor inkomen op termijn is 22.052 euro aan pensioenpremies afgedragen. De bezoldiging van de directeur-bestuurder bedraagt daarmee op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) 184.777 euro. Vanwege haar omvang en de omvang van de gemeente is Ons Huis ingedeeld in klasse F. Dit levert voor 2023 een bezoldigingsmaximum op van 187.000 euro. Daarmee voldoet de bezoldiging aan de WNT. Eventuele vergoedingen aan de directeur-bestuurder uit hoofde van aan zijn functie gerelateerde externe bestuursfuncties worden rechtstreeks aan Ons Huis overgemaakt.

De directeur-bestuurder vertegenwoordigt Ons Huis in de navolgende organen (situatie per 31 december 2023):

• bestuur stichting Verenigde Samenwerkende Woningcorporaties Apeldoorn (VSW)
• bestuur stichting Beheer Woonwagens en Standplaatsen Apeldoorn (BWSA)
• bestuur stichting Woonkeus Stedendriehoek
• diverse overlegplatforms van de gemeente Apeldoorn en gemeente Zutphen
• bestuur Bouwsociëteit Stedendriehoek

• Stichting Scholengroep LingeRijn
  Functie: voorzitter Raad van Commissarissen

We beschikken over een geïntegreerd Handboek AO/KM (Administratieve Organisatie en Kwaliteit Management). De proces- en auditcontroller maakt voor de procesbeschrijvingen gebruik van de softwaretoepassing Mavim. Ook in 2023 zijn procesaudits uitgevoerd waaruit verschillende verbetervoorstellen naar voren kwamen, die zijn of worden opgepakt. Ook zijn processen herschreven en (nieuw) beschreven. De proces- en auditcontroller rapporteert aan de proceseigenaar, verantwoordelijke manager, controller en de bestuurder. Uitkomsten van de procesaudits worden ook aan de directeur-bestuurder, proceseigenaar, verantwoordelijk MT-lid en manager Bedrijfsvoering & Financiën gerapporteerd. De proces- en auditcontroller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder of de controller, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de auditcommissie.

Op 1 januari 2023 werkten er bij Ons Huis 67 mensen (56,12 fte). Op 31 december 2023 waren dit er 68 (58,43 fte). In de periode tussen 1 januari en 31 december 2023 is het aantal fte met 2,31 fte toegenomen. In 2023 zijn 5 medewerkers uit dienst gegaan. Er zijn 8 (tijdelijke) medewerkers en 2 stagiaires in dienst gekomen. In totaal maakten 3 medewerkers gebruik van het generatiepact. Het generatiepact biedt corporatiemedewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te gaan werken, waardoor ruimte ontstaat voor instroom van jongeren in de branche.

Ons Huis heeft met ingang van 1 januari 2023 een jaarlijkse Gesprekscyclus die, zonder beoordelend karakter, gericht is op ontwikkelgericht werken. Medewerkers stellen zelf hun resultaat- en ontwikkeldoelen en nemen het initiatief om de doelen, voortgang en evaluatie met hun leidinggevende, collega's en (interne) klant te bespreken. De leidinggevende geeft feedback op de doelen, denkt mee of de doelen in lijn zijn met team- en organisatiedoelen, ondersteunt en faciliteert. De cyclus bestaat uit 2 verplichte gesprekken (mijn Plan en Mijn Resultaat) waarvan door de medewerker een verslag wordt gemaakt. Daarnaast is er een continue, informele dialoog tussen medewerker en leidinggevende over de voortgang van de doelen (Ons Gesprek). Een volgende stap is om een verbeterslag te maken in de wijze waarop Ons Huis haar functies omschrijft zodat daarin meer ruimte voor verandering en eigen regie ontstaat. We wachten af of het nieuwe handboek functie-indeling Woondiensten een richtlijn biedt voor meer generieke omschrijvingen (2024). De blijk van waardering wordt conform recente cao afspraken geïncorporeerd in een cao bepaalde eindejaarsuitkering. 

In 2023 hebben 38 personen deelgenomen aan (team)trainingen gericht op het vergroten van vakkennis of ontwikkelen van vaardigheden. Ook volgden 12 medewerkers één of meerdere trainingen in het kader van loopbaanontwikkeling vanuit het Individueel Loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB). Daarnaast hebben 18 medewerkers één of meerdere individuele trainingen via de Corporatie Academie gevolgd. In 2023 is aandacht besteed aan het vergroten van de kennis op het gebied van Wonen en Zorg, hier hebben 24 medewerkers aan deelgenomen en een vervolg op de training is in voorbereiding.  In de Personeelsvisie is de doelstelling opgenomen om van Ons Huis een lerende organisatie te maken. Dit wordt in 2024 uitgewerkt in een plan dat het plan 'Omgevingsbewust Werken' vervangt. 

Naar aanleiding van de in 2022 uitgevoerde (cao verplichte) strategische personeelsplanning is in 2023 door HR een Personeelsvisie opgesteld. De ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen zijn daarin vertaald naar onze uitdagingen op personeelsgebied en uitgewerkt in vier HR speerpunten waar de komende twee jaar de HR focus ligt.  In de Personeelsvisie zijn de HR-speerpunten op hoofdlijnen uitgewerkt naar een HR aanpak en concrete acties voor de periode 2023-2025. Het MT en de OR hebben meegedacht over mogelijke oplossingen.

In 2023 waren de HR acties gericht op het aantrekken van de mensen die bij Ons Huis passen. Dat hebben we oa. gedaan door te werken aan ons werkgeversmerk en onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt. Verder is er in 2023 aandacht geweest voor Vitaliteit, oa. door medewerkers de gelegenheid te geven om via een portal zelf de arbo-verantwoorde inrichting voor hun thuiswerkplek te bestellen. Ook is een RI&E uitgevoerd waaruit een plan van aanpak is voortgekomen dat wordt afgewikkeld.