3 Organisatie, bestuurlijke structuur en personeel

Assetmanagement en processturing zijn leidend in onze organisatie. Hiermee kunnen we (beleids)keuzes en risico’s transparant maken en legitimeren naar onze huurders, overheden en andere stakeholders. Samenwerking en kruisbestuiving binnen de organisatieonderdelen tussen medewerkers staan centraal binnen onze organisatie. Managers faciliteren en stimuleren de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze medewerkers werken met passie en plezier.

Het schema hieronder laat onze organisatiestructuur per 31 december 2025 zien:

De directeur-bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen (RvC) en stuurt de controller, adviseur HRM, officemanagement en de managers Vastgoed & Projecten, Buurtregie, Klant en Bedrijfsvoering & Financiën aan.

De controller valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder. Hij neemt kennis van en toetst de relevante besluiten, het besluitvormingsproces en de onderbouwing. Zo kan hij zijn onafhankelijke, kritische rol uitvoeren. De controller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitters van de RvC en de auditcommissie.

HRM valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder om zo een stevig HRM-fundament binnen de organisatie neer te zetten. De afdeling HRM is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een personeelsbeleid dat bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. HRM-activiteiten worden zoveel mogelijk uitgevoerd in de lijn.

Het organisatieonderdeel Klant is verantwoordelijk voor een professionele, klantgerichte, efficiënte en doelmatige uitvoering van de individuele klantprocessen. Vooral de processen rondom verhuur, verkoop, huurincasso en reparatieverzoeken. Alle diensten voor individuele klanten komen op deze afdeling bijeen. Het organisatieonderdeel bestaat uit een frontoffice (het KSC) en een backoffice (team Verhuur en team Huurincasso). De eerder genoemde processen genereren samen het merendeel van de klantvragen. Hierbij streven we ernaar dat 80% in één keer door het KSC wordt beantwoord. De afdeling Klant is zo ingericht dat er zo min mogelijk afdelingsoverschrijdende processen zijn die de afhandeling van klantvragen vertragen. Klanttevredenheid staat hoog in het vaandel.

Buurtregie stelt het complex en de buurt en de huurders centraal en geeft invulling aan het assetmanagement. Het assetmanagement is gericht op het optimaliseren van het maatschappelijke en financieel rendement van de complexen. Assetmanagement wordt binnen het managementteam integraal besproken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van de portefeuillestrategie, het huurbeleid en het toewijzingsbeleid. Alle activiteiten zijn gericht op het vitaal houden van buurten, huurders in positie brengen en het waarborgen van een goede woonkwaliteit. Buurtregie is ingesteld op de interne en externe samenwerking en wil proactief reageren op signalen en ideeën uit de buurt en de samenleving. Buurtregie staat dus dichtbij de huurder. Buurtregie pakt activiteiten en taken op die niet-planmatig zijn. Dat kunnen ingewikkelde reparatieverzoeken, calamiteiten of overlastsituaties zijn. Maar ook projecten om de woonkwaliteit en de leefbaarheid te verbeteren.

Vastgoed & Projecten is gespecialiseerd in de ontwikkeling en uitvoering van het projectmatige onderhoud, de verduurzaming van het vastgoed en het realiseren van nieuwbouw. De afdeling bereidt het onderhoudsbeleid mede voor en voert het uit. De projectmatige manier van werken is onderdeel van het specialisme. Hierdoor worden de kwaliteit, doorlooptijd, de inzet van middelen en de klanttevredenheid binnen de projecten optimaal beheerst.

Het organisatieonderdeel Vastgoed & Projecten is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inkoop, uitvoering, kwaliteit en kosten van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed. Daarbij zijn inbegrepen: grootschalige renovatieprojecten, projecten rond energetische maatregelen en de nieuwbouwprojecten. Daarnaast werkt de afdeling nauw samen met de afdeling Klant die de onderhoudsverzoeken inplant. Ook is de afdeling medeverantwoordelijk voor het (meerjaren)onderhoudsbeleid. De voorbereiding van dit onderhoudsbeleid vindt plaats binnen de kaders van het assetmanagement.

Ons Huis beschikt overeenkomstig art. 51 Woningwet over een inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid is de visie van Ons Huis op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen opgenomen. Ons Huis stelt zich middels dit beleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit zijn uitgangspunt. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van middelen. In de uitwerkingsdocumenten en standaardformulieren bij het aanbestedingsbeleid legt Ons Huis vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen.

Het organisatieonderdeel Bedrijfsvoering & Financiën bestaat uit de activiteiten financiën, Informatisering en automatisering, proces en audit controlling, facilitair, beleidscoördinatie, juridische zaken en communicatie. Het staat borg voor optimale financiële verslaglegging, begrotingen, analyse en (management)rapportages, inclusief treasurybeleid en integraal risicomanagement. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het voldoen aan relevante wet- en regelgeving (compliance) en voor facilitaire processen die de primaire processen van Ons Huis ondersteunen. Communicatie en beleidscoördinatie verlenen specialistische kennis en ondersteuning aan de gehele organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. We hebben geen jurist in dienst. Iedere maand is er een jurist van het Juridisch Corporatie Platform (JCP) op kantoor aanwezig. Daar kunnen collega's binnenlopen voor juridisch advies. Medewerkers hebben, houden en ontwikkelen op deze manier zelf basis juridische kennis op hun vakgebied.

De directeur-bestuurder vormt het bestuur van woningstichting Ons Huis. Het intern toezicht berust bij de Raad van Commissarissen. Het bestuur van Ons Huis wordt gevormd door Arjen Jongstra. Hij is in 2024 voor een periode van vier jaar herbenoemd, met daarbij de mogelijkheid voor verlenging. De Raad van Commissarissen heeft de principes van de Governancecode toegepast en aan alle vereisten voldaan zoals gesteld in de Woningwet.

Ons Huis verstrekt aan de directeur-bestuurder onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. Hij mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze bepalingen zijn opgenomen in het bestuursreglement en de eisen, voorzien van normen, zijn vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode (beide documenten zijn beschikbaar op de website www.onshuisapeldoorn.nl). In 2025 is geen sprake geweest van een (mogelijk) tegenstrijdig belang situatie van de directeur-bestuurder.

Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, is een evenwichtige rolverdeling op basis van geslacht niet van toepassing. De samenstelling van de Raad van Commissarissen staat vermeld in het verslag van de Raad.

De heer A. Jongstra (geboortedatum 24 juli 1968) is sinds 1 september 2016 directeur-bestuurder van Ons Huis. De Raad van Commissarissen heeft hem herbenoemd per 1 september 2024, na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties.

De heer A. Jongstra heeft in 2025 een totaal vast bruto inkomen van 176.632 euro ontvangen. Zijn inkomen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op basis van de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties en vastgelegd in een remuneratierapport. Er is geen variabele beloning overeengekomen.

De fiscale bijtelling voor het privégebruik van een bedrijfsauto bedroeg in 2025 5.947 euro. Voor inkomen op termijn is 23.411 euro aan pensioenpremies afgedragen. De bezoldiging van de directeur-bestuurder bedraagt daarmee op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) 205.990 euro. Vanwege haar omvang en de omvang van de gemeente is Ons Huis ingedeeld in klasse F. Dit levert voor 2025 een bezoldigingsmaximum op van 206.000 euro (full-time basis). Daarmee voldoet de bezoldiging aan de WNT. Eventuele vergoedingen aan de directeur-bestuurder uit hoofde van aan zijn functie gerelateerde externe bestuursfuncties worden rechtstreeks aan Ons Huis overgemaakt.

De directeur-bestuurder vertegenwoordigt Ons Huis in de navolgende organen (situatie per 31 december 2025):

• bestuur stichting Verenigde Samenwerkende Woningcorporaties Apeldoorn (VSW)
• bestuur stichting Beheer Woonwagens en Standplaatsen Apeldoorn (BWSA)
• bestuur stichting Woonkeus Stedendriehoek
• diverse overlegplatforms van de gemeente Apeldoorn en gemeente Zutphen
• bestuur Bouwsociëteit Stedendriehoek

• Stichting Scholengroep LingeRijn
  Functie: voorzitter Raad van Commissarissen
• Stichting Raster (Raster verricht Welzijnswerk en biedt Kinderopvang)
  Functie: lid Raad van Toezicht

• treasuryjaarplan 2025
• aanpassing diverse functieprofielen en enkele indelingsbesluiten
• vaststellen huurverhoging 2025 en wijzigingen streefhuurbeleid
• geactualiseerde procuratieregeling
• Information Security Management System en informatiebeveiligingsbeleid
• update investeringsstatuut
• regeling flexibele arbeidsvoorwaarden
• portefeuillestrategie
• update extern calamiteitenplan
• visie opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid
• informatiebeleidsplan 2025-2029
• vaststelling van de begroting 2026 en meerjarenbegroting 2026-2035
• Initiatief- en realisatiefase aankoop 20 eenheden HTS-locatie

We beschikken over een geïntegreerd Handboek AO/KM (Administratieve Organisatie en Kwaliteit Management). De proces- en auditcontroller maakt voor de procesbeschrijvingen gebruik van de softwaretoepassing Mavim. Ook in 2025 zijn procesaudits uitgevoerd waaruit verschillende verbetervoorstellen naar voren kwamen, die zijn of worden opgepakt. Ook zijn processen herschreven en (nieuw) beschreven. De proces- en auditcontroller rapporteert aan de proceseigenaar, verantwoordelijke manager, controller en de bestuurder. Uitkomsten van de procesaudits worden ook aan de directeur-bestuurder, proceseigenaar, verantwoordelijk MT-lid en manager Bedrijfsvoering & Financiën gerapporteerd. De proces- en auditcontroller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder of de controller, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de auditcommissie.

Op 1 januari 2025 werkten bij Ons Huis 67 mensen (58,66 fte). Op 31 december 2025 waren dit er 68 (58,22 fte). Daarnaast heeft in 2025 inhuur plaatsgevonden in verband met het fusieonderzoek. De formatie is in de periode tussen 1 januari en 31 december 2025 toegenomen met 1,78 fte; er zijn 2 nieuwe functies (specialist bedrijfsvoering & projecten en ondersteunend medewerker huurincasso) ontstaan en een aantal medewerkers is meer uren gaan werken. In 2025 zijn 7 medewerkers uit dienst gegaan. Er zijn 6 (tijdelijke) nieuwe medewerkers gestart. Daarnaast zijn in de loop van 2025 drie managers vertrokken: twee managementfuncties zijn tijdelijk ingevuld door interim managers; dit vanwege het lopende onderzoek naar een mogelijke fusie. Voor de invulling van de 3e managementvacature is wel gekozen voor het werven van een manager met een arbeidsovereenkomst bij Ons Huis. In totaal maakten 2 medewerkers gebruik van het generatiepact. Het generatiepact biedt corporatiemedewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te gaan werken, waardoor ruimte ontstaat voor instroom van jongeren in de branche.

Het ziekteverzuim was in 2025 4,3%. Dat is een daling ten opzichte van 2024, toen was het 5,2%. Dit past in de door het CBS gesignaleerde trend in Nederland in de daling van het ziekteverzuim. Ons ziekteverzuim ligt onder het landelijke gemiddelde van 5,6% (bron: CBS). De verzuimfrequentie (het gemiddelde aantal verzuimmeldingen per werknemer) nam toe van 0,69 in 2024 naar 1,02 in 2025. De gemiddelde verzuimduur in 2025 was 4,7 (gebaseerd op kalenderdagen); hierbij is langdurig verzuim niet meegenomen omdat dat een vertekend beeld geeft. In het jaarverslag 2024 hebben we langdurig verzuim wel meegenomen. Dat verklaart de sterke afname in 2025 t.o.v. 2024. Ook in 2025 was er sprake van langdurig verzuim (> 42 dagen). Het langdurig verzuim was hoofdzakelijk niet-werkgerelateerd. We besteden aandacht aan gezond en vitaal (thuis)werken. In 2024 is het verzuimbeleid bijgesteld waarbij meer aandacht is voor verzuimpreventie bijvoorbeeld door vroegtijdig coaching of andere interventies in te zetten.  Medewerkers kunnen om een afspraak met bedrijfsarts vragen zonder dat er sprake is van ziekte of arbeidsongeschiktheid.  Door vroegtijdig aan de bel te trekken kan uitval door ziekte worden voorkomen of beperkt.   

De cao Woondiensten is leidend bij het beoordelen en belonen.  Daarnaast kennen we nog enkele bedrijfseigenregelingen.

Met de introductie van de nieuwe gesprekscyclus in 2023 was het plan om een verbeteringsslag te maken in de wijze waarop Ons Huis haar functies beschrijft, zodat er meer ruimte ontstaat voor verandering en eigen regie. Het in het vooruitzicht gestelde nieuwe handboek functie-indeling Woondiensten is echter nog niet verschenen. Functies die niet recent zijn beschreven, zijn in 2025 onder de loep genomen en meestal opnieuw beschreven en gewaardeerd. We hanteren het huidige format functiebeschrijving totdat het nieuwe handboek functie-indeling Woondiensten beschikbaar is. Eind 2025 zijn alle functies herschreven en opnieuw gewaardeerd.

In 2024 hebben 58 personen deelgenomen aan (team)trainingen en webinars gericht op het vergroten van vakkennis of ontwikkelen van vaardigheden. Ook volgden 5 medewerkers één of meerdere trainingen in het kader van loopbaanontwikkeling vanuit het Individueel Loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB). Daarnaast hebben 14 medewerkers één of meerdere individuele trainingen via de Corporatie Academie gevolgd. De collega's van het KSC en enkele collega's vanuit andere afdelingen hebben een training Alarm Opvolg Team gevolgd. Ook zijn herhalingstrainingen EHBO en BHV gegeven. 
Medewerkers van Ons Huis zijn actief bezig met hun ontwikkeling. Dat blijkt o.a. uit de hoge deelname aan verschillende activiteiten die o.a. worden georganiseerd door Samenwerk@Corporatie.  Ons Huis behoort tot de top 4 van deelnemende corporaties. Samenwerk@Corporatie is een samenwerkingsverband van woningcorporaties in Gelderland, Overijssel en Flevoland dat gericht is op het bevorderen van kennisdeling en samenwerking tussen corporaties in die regio's. 
In de Personeelsvisie is de doelstelling opgenomen om van Ons Huis een lerende organisatie te maken. Dit is in 2025 uitgewerkt in een beleid strategisch leren en ontwikkelen dat begin 2026 aan het MT wordt voorgelegd. 

Op basis van de Cao Woondiensten kunnen medewerkers keuzes maken via het Woondiensten Cafetariasysteem. 

In 2024 is men begonnen aan de voorbereiding van het project 'Flexibele arbeidsvoorwaarden'. Op 1 april 2025 is de portal OnsKeuzeHuis geopend.  Via dit portaal kunnen medewerkers fiscaal aantrekkelijke doelen kiezen die aansluiten bij hun persoonlijke situatie en behoeften.  In principe kunnen maandelijks doelen worden geselecteerd; doorgaans zijn de maanden mei en december het meest aantrekkelijk omdat dan vakantiegeld en eindejaarsuitkering kunnen worden ingezet. Bij het kiezen van de doelen wordt het netto voordeel direct inzichtelijk gemaakt. In 2025 hebben 59 medewerkers het portaal gebruikt voor een reeks doelen. De twee meest gekozen doelen zijn sport & ontspanning en het aankopen van vakantie-uren; gevolgd door de aanschaf van een fiets- en accessoires. Andere doelstellingen die ook relatief vaak zijn gekozen, zijn niet vergoede ziekte/zorgkosten, kinderopvang en verkoop vakantie-uren. 
Eind 2025 is een enquête gehouden onder medewerkers naar hun ervaringen met het portaal. De reacties waren overwegend positief. Vooral de veelzijdigheid aan keuzes werd gewaardeerd.  Echter, er kwam naar voren dat het portaal niet heel gebruiksvriendelijk is, maar de ondersteuning vanuit de financiële administratie en HR werd op prijs gesteld.  We verwachten dat het gebruik van de uitruilmogelijkheden de komende jaren zal toenemen.  In de maanden mei en november zal HR opnieuw communiceren over de mogelijkheden. 

In de Personeelsvisie 2023-2025 zijn de aankomende ontwikkelingen vertaald naar onze uitdagingen op personeelsgebied, uitgewerkt in vier HR speerpunten die de komende twee jaar de focus zullen zijn. Deze HR-speerpunten zijn in hoofdlijnen uitgewerkt naar een aanpak en concrete acties voor 2023-2025. Met de komst van de nieuwe HR Adviseur zijn diverse onderwerpen uit de personeelsvisie opgepakt in 2025. Begin 2025 is een onderzoek gestart naar een mogelijke fusie, wat ertoe heeft geleid dat bepaalde activiteiten zijn uitgesteld. 

In 2025 heeft HR/Communicatie jonge collega's uitgenodigd voor gesprekken over hun ervaringen bij Ons Huis en over hun wensen. Mede op basis hiervan is het plan 'Hier groei je verder' gemaakt, met een focus op jonge mensen (tot 35 jaar) en talent. De HR/communicatie richt zich de komende jaren op het aanspreken en aantrekken van jonge mensen voor Ons Huis. Enkele jonge collega's hebben aangegeven hieraan actief te willen bijdragen. Daarnaast gaan we onze focus leggen op het zoeken van samenwerking met scholen en opleidingsinstituten, onder andere door het geven van gastlessen over het veelzijdige - en ook maatschappelijk - werk van corporaties. We denken dat  dit de interesse van jongeren om bij woningcorporaties te werken, vergroot.
Begin 2025 hebben we deelgenomen aan een stagemarkt bij Saxion Hogescholen in Deventer bij de opleiding Sociaal Juridische Dienstverlening. 

Bij Ons Huis zijn 9 medewerkers gediplomeerd voor Bedrijfshulpverlening (BHV), waarvan 3 volledig gediplomeerd zijn voor EHBO. Hiermee voldoen we ruim aan de wettelijk gestelde eisen voor Bedrijfshulpverlening.